Syndic de copropriété : comment gérer les frais de relance des copropriétaires en retard ?

Introduction

Dans une copropriété, la gestion des charges impayées est un enjeu majeur pour le syndic. Les retards de paiement peuvent mettre en péril l'équilibre financier de l'immeuble et engendrer des tensions entre les copropriétaires. Mais comment le syndic peut-il légalement imputer les frais de relance aux copropriétaires défaillants ? Quelles sont les règles à respecter et les bonnes pratiques à adopter ? Cet article fait le point sur les obligations du syndic, les modalités de recouvrement et les recours possibles pour les copropriétaires.

Les obligations du syndic en matière de recouvrement des charges

Le syndic de copropriété a pour mission de veiller à la bonne gestion financière de l'immeuble. Cela inclut le recouvrement des charges impayées. Selon l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965, le syndic doit :

• Envoyer des relances écrites : Le syndic est tenu d'adresser des mises en demeure aux copropriétaires en retard de paiement. Ces relances doivent être envoyées par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) pour être opposables.
• Respecter un délai de paiement : Avant d'engager des poursuites, le syndic doit laisser un délai de 30 jours au copropriétaire pour régulariser sa situation.
• Informer l'assemblée générale : Le syndic doit rendre compte des impayés lors des assemblées générales et proposer des solutions pour y remédier.

Les frais de relance : qui les paie et comment ?

Les frais de relance (coût des lettres recommandées, frais de dossier, etc.) peuvent être imputés au copropriétaire défaillant, mais sous certaines conditions :

• Base légale : L'article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965 permet au syndic d'imputer ces frais au copropriétaire concerné, à condition que cela soit prévu dans le règlement de copropriété ou voté en assemblée générale.
• Montant des frais : Les frais doivent être proportionnés et justifiés. Par exemple, le coût d'une LRAR est d'environ 7 à 10 euros, selon le poids de la lettre.
• Transparence : Le syndic doit informer le copropriétaire des frais qui lui sont imputés et fournir un justificatif détaillé.

Exemple concret

Un copropriétaire n'a pas payé ses charges trimestrielles de 500 euros. Le syndic envoie une première relance par LRAR (coût : 8 euros), puis une seconde (coût : 8 euros). Si le copropriétaire ne régularise pas sa situation, le syndic peut engager des poursuites judiciaires, ce qui engendre des frais supplémentaires (frais d'huissier, frais de justice, etc.).

Les recours du copropriétaire en cas de contestation

Si un copropriétaire estime que les frais de relance sont abusifs ou injustifiés, il peut contester cette imputation :

• Demander un justificatif : Le copropriétaire peut exiger du syndic une preuve des frais engagés (factures, relevés de compte, etc.).
• Saisir le conseil syndical : Le conseil syndical peut jouer un rôle de médiateur entre le syndic et le copropriétaire.
• Engager un recours judiciaire : En dernier ressort, le copropriétaire peut saisir le tribunal judiciaire pour contester les frais imputés.

Bonnes pratiques pour éviter les conflits

Pour éviter les tensions et les contentieux, voici quelques bonnes pratiques à adopter :

• Prévenir plutôt que guérir : Le syndic peut envoyer des rappels par email ou SMS avant d'engager des frais de relance.
• Proposer des facilités de paiement : En cas de difficultés financières, le syndic peut proposer un échelonnement des paiements.
• Communiquer clairement : Le syndic doit expliquer aux copropriétaires les conséquences des retards de paiement et les modalités de recouvrement.

Conclusion

La gestion des frais de relance en copropriété est un sujet complexe qui nécessite une approche rigoureuse et transparente. Le syndic doit respecter les règles légales et veiller à ce que les frais imputés soient justifiés et proportionnés. Les copropriétaires, quant à eux, doivent être informés de leurs droits et des recours possibles en cas de contestation. Une bonne communication et une gestion proactive des impayés sont essentielles pour préserver l'harmonie au sein de la copropriété.

Pour aller plus loin

• Consultez le site du Service Public pour plus d'informations sur les droits et obligations des copropriétaires.
• Téléchargez un modèle de lettre de relance sur le site de l'ANCCEF.

Cet article a été rédigé en collaboration avec des experts en droit immobilier et en gestion de copropriété.